Planificarea eficientă şi fără stres pentru orice fel de evenimente nu este simplă. Va fi nevoie de multă implicare, de răbdare, de creativitate şi atenţie distributivă, de seriozitate. Organizarea de evenimente şi planificarea lor vor fi mai puţin stresante şi mai uşor de dus până la capăt dacă se ţine cont de câteva sfaturi simple.
O bună planificare a unui eveniment depinde de foarte mulţi factori şi presupune parcurgerea unor etape clare pentru rezultate excelente. Ele diferă în funcţie de evenimente, însă în general pot şi reduse la câteva esenţiale.
Începe planificarea pentru organizare evenimente din timp, cât mai devreme. Aşa scapi şi de stres, eviţi să omiţi detalii importante legate de eveniment, ai o planificare mai uşor de gestionat şi nu vei lua decizii pe ultima sută de metri. Cu cât mai devreme, cu atât mai bine. În funcţie de mărimea evenimentelor şi de complexitatea lor s-ar putea să fie nevoie de începerea planificării cu câteva luni înainte.
Înţelege de la început scopul evenimentului tău. Dacă îţi asumi şi înţelegi motivele din spatele evenimentelor organizate va fi foarte simplu să planifici totul. Este nevoie de obiective clare pentru decizii corecte şi motivaţie, este nevoie şi de un context pe lângă scop. Obiectivele ar fi bine să fie specifice, uşor de măsurat, de pus în practică şi de bifat, relevante, uşor de îndeplinit într-o perioadă dată.
Stabileşte clar profilul invitaţilor tăi. Află tot ce poţi despre invitaţi, ce le place şi ce nu le place, ce preferă, ce obiceiuri au. Aşa vei putea planifica în detaliu totul în funcţie de dorinţele şi de nevoile lor.
Un buget clar, promovarea eficientă și colaborarea cu profesionişti te vor scăpa de stres
Stabileşte bugetul pentru eveniment. Dacă ai un buget corect şi obiectiv pentru evenimentul tău vei evita cheltuielile inutile, vei identifica şi maximiza resursele alocate, veniturile, ROI-ul dacă ai evenimente corporate. Gândeşte-te la toate costurile implicate, la cheltuieli neprevăzute, la tot ce presupune evenimentul.
Fă o listă cu tot ce ai de pus la punct. Un eveniment presupune parcurgerea mai multor etape, sunt multe detalii de pus la punct şi de urmărit, aşa că este bine să ai şi o listă pe care să poţi bifa tot ce ai făcut şi ce mai ai de făcut.
Pe măsură ce te ocupi de planificare şi organizare evenimente poţi actualiza lista şi o poţi pune şi la dispoziţia celorlalte părţi implicate. Dacă ai deja o colaborare cu o firmă de planificare evenimente şi organizare evenimente atunci vei avea acces la un document comun unde vei vedea toate schimbările în timp real.
Gândeşte-te şi la promovarea eficientă. Un eveniment reuşit va depinde şi de promovare. Este nevoie de strategii de promovare axate pe mai multe canale de comunicare, pe on-line şi off-line. Nu uita de remindere înainte de evenimente şi de includerea unor tactici de promovare şi de marketing adaptate şi personalizate în funcţie de publicul ţintă, de invitaţi.
Colaborează cu fotografi şi cameramani profesionişti. Ai nevoie de fotografii şi videoclipuri de calitate la evenimente şi pentru perioada de după evenimente, pentru promovări, feedback, aşa că vei lucra doar cu fotografi şi cameramani cu experienţă. Discută din timp cu ei şi stabileşte clar când vei avea evenimentul în aşa fel încât să te poată ajuta şi să îţi ofere servicii de calitate la cele mai bune preţuri.
Obiective concrete, delegarea sarcinilor şi comunicare eficientă, cheile unei planificări eficiente
Fii pregătit şi pentru neprevăzut. Gândeşte scenarii şi cum vei rezolva problemele apărute, fă planuri de acţiune ca să ştii exact cum vei rezolva problemele. Cu cât mai multe scenarii şi strategii pentru a preveni şi a rezolva orice fel de situaţii neprevăzute, cu atât mai bine. Vei fi mai puţin stresat şi vei şti că vei avea evenimente organizate şi planificate ca la carte.
Setează obiective clare, concrete. Scopul şi obiectivele evenimentelor sunt cruciale dacă vrei să ai rezultate cât mai bune. Deciziile vor fi mai uşor de luat şi întreg procesul de planificare va fi simplificat odată ce ai obiectivele clar definite şi puse pe hârtie.
Învaţă să delegi sarcini. Nu trebuie să te ocupi de absolut toate aspectele ce ţin de organizare evenimente. Poţi să identifici sarcinile pe care le poate face şi altcineva că să ai timp să te ocupi de ce este important pentru tine şi de tine într-un final. Externalizează sarcinile şi începe o colaborare cu firme de planificare şi organizare evenimente dacă ai un eveniment complex.
Îmbunătăţeşte comunicarea. Stabileşte canale de comunicare clare, întâlniri, grupuri de lucru, comunicare pe toate canalele disponibile, cu tehnologiile moderne şi oferă feedback şi aşteaptă feedback. Fără o comunicare foarte bună nu ai cum să planifici rapid şi eficient niciun eveniment şi ai toate şansele să ai şi greşeli şi detalii pe care le vei omite doar pentru că nu ai comunicat suficient.
Limitează schimbările de ultim moment. Cu toate că eşti tentat să mai faci schimbări din mers şi te aştepţi să nu influenţeze prea mult planificarea evenimentelor, specialiştii recomandă evitarea unor astfel de erori mai ales dacă este vorba de un eveniment complex la care lucrează multă lume. Gândeşte în avans orice fel de schimbări vrei să faci, discută cu toţi cei implicaţi şi ia decizia de comun acord ei ca să eviţi confuzia şi erorile de comunicare, de organizare.
Lasă un răspuns