Un contract de închiriere bine redactat stabilește cine folosește locuința, pentru ce perioadă, cât plătește și ce obligații are fiecare parte. Documentul îi protejează atât pe proprietar, cât și pe chiriaș atunci când apar întârzieri la plată, stricăciuni, neînțelegeri privind utilitățile sau dorința uneia dintre părți de a încheia mai devreme colaborarea.
Contractul ar trebui întocmit în scris și semnat înainte ca locuința și cheile să fie predate. Proprietarul persoană fizică are obligația de a-l înregistra la ANAF în cel mult 30 de zile de la încheiere, cu anumite excepții prevăzute pentru categorii speciale de venituri. Înregistrarea nu transformă un document incomplet într-un contract sigur. De aceea, condițiile importante trebuie stabilite concret, fără formulări generale care pot fi interpretate diferit.
Datele obligatorii și descrierea exactă a locuinței
Contractul începe cu identificarea proprietarului și a chiriașului. Pentru persoanele fizice se trec numele complet, codul numeric personal, seria și numărul actului de identitate, domiciliul și datele de contact. Dacă una dintre părți este o firmă, se menționează denumirea, sediul, codul unic de identificare și reprezentantul legal.
Proprietarul trebuie să arate în ce calitate închiriază bunul. Poate fi proprietar, coproprietar, uzufructuar sau alt deținător care are dreptul legal de a ceda folosința. Dacă locuința este deținută de mai multe persoane, contractul trebuie semnat de toate sau de persoana care are o împuternicire valabilă.
Imobilul trebuie descris suficient de exact pentru a nu exista confuzii. Se includ adresa completă, numărul apartamentului, suprafața, numărul camerelor și, dacă sunt disponibile, numărul cadastral și numărul cărții funciare. Locul de parcare, boxa, garajul sau curtea se menționează separat dacă sunt oferite chiriașului.
Contractul trebuie să precizeze și destinația bunului. O locuință închiriată pentru uz personal nu ar trebui folosită automat ca sediu de firmă, spațiu comercial sau unitate de cazare. Dacă proprietarul acceptă o asemenea utilizare, acordul trebuie formulat expres.
Este utilă o anexă cu bunurile aflate în casă. Inventarul poate include mobilierul, electrocasnicele, corpurile de iluminat, cheile și alte obiecte predate. Pentru fiecare se poate nota starea în care se află.
Procesul-verbal de predare-primire completează contractul și consemnează:
- data predării efective;
- numărul cheilor și al telecomenzilor;
- indexurile contoarelor;
- starea pereților, podelelor și instalațiilor;
- bunurile existente în locuință;
- eventualele defecte observate;
- fotografiile realizate la predare.
Fotografiile pot fi atașate procesului-verbal și asumate de ambele părți. Ele sunt utile la finalul închirierii, când trebuie stabilit dacă există deteriorări produse de chiriaș.
Chiria, garanția și cheltuielile trebuie explicate concret
Contractul trebuie să arate valoarea chiriei, moneda în care este stabilită și data până la care se face plata. Este recomandată și indicarea metodei de plată. Transferul bancar oferă o dovadă ușor de verificat, iar la plata în numerar proprietarul ar trebui să confirme primirea banilor.
Dacă plata este exprimată în euro, dar se face în lei, trebuie precizat cursul folosit și ziua de referință. Fără această regulă, părțile pot calcula sume diferite.
Garanția nu trebuie confundată cu ultima lună de chirie. Contractul va menționa valoarea ei, scopul pentru care poate fi reținută și termenul de restituire după predarea locuinței. Proprietarul poate acoperi din garanție, în condițiile stabilite, chirii restante, facturi neachitate sau pagube dovedite.
Uzura normală nu ar trebui tratată ca o stricăciune. O canapea folosită firesc timp de mai mulți ani nu se află în aceeași situație cu o ușă ruptă sau un aparat deteriorat prin utilizare necorespunzătoare.
Responsabilitatea pentru cheltuieli trebuie împărțită precis. Contractul poate stabili că chiriașul plătește consumul de energie, gaze, apă, internet și întreținerea curentă, iar proprietarul suportă impozitul pe clădire și reparațiile care țin de structura ori instalațiile principale.
Mai trebuie stabilite regulile privind:
- reparațiile urgente și notificarea proprietarului;
- accesul proprietarului în locuință;
- animalele de companie;
- fumatul în interior;
- modificările aduse spațiului;
- subînchirierea;
- numărul persoanelor care vor locui efectiv;
- penalitățile pentru întârzieri;
- răspunderea pentru pagube.
Proprietarul nu ar trebui să intre în locuință oricând dorește, chiar dacă este titularul dreptului de proprietate. Contractul poate prevedea un termen rezonabil de notificare, cu excepția urgențelor precum incendiile, inundațiile sau scurgerile de gaze.
Durata contractului și condițiile de încetare
Închirierea poate fi încheiată pe perioadă determinată sau nedeterminată. Data de început și, când este cazul, data de final trebuie scrise exact. Părțile pot stabili dacă prelungirea se face prin act adițional sau în alte condiții permise de lege.
Contractul trebuie să prevadă cum poate fi denunțat înainte de termen. Se indică perioada de preaviz, forma notificării și adresele la care aceasta se transmite. Un mesaj verbal este greu de demonstrat, astfel că notificările scrise oferă mai multă siguranță.
Rezilierea poate interveni când una dintre părți nu își respectă obligațiile. Printre situațiile frecvente se află neplata chiriei, acumularea datoriilor la utilități, deteriorarea locuinței, subînchirierea fără acord sau folosirea imobilului în alt scop.
Este bine să se precizeze ce se întâmplă la încetare. Chiriașul trebuie să elibereze spațiul, să predea cheile, să permită citirea contoarelor și să achite sumele datorate. Proprietarul verifică locuința și restituie garanția, minus reținerile justificate.
Contractul nu trebuie autentificat obligatoriu la notar pentru a fi valabil. Un document semnat de ambele părți poate produce efecte juridice. Înregistrarea fiscală poate oferi proprietarului și avantaje privind executarea obligației de plată a chiriei, în condițiile legii.
Cum înregistrezi contractul la ANAF
Pentru veniturile obișnuite obținute de persoanele fizice din închirierea bunurilor personale, contractul se înregistrează în cel mult 30 de zile de la semnare. Obligația aparține proprietarului sau persoanei care obține venitul.
Înregistrarea se face prin formularul C168, denumit Cerere de înregistrare a contractelor de locațiune. La formular se atașează copia contractului semnat. Cererea conține datele proprietarului, ale chiriașului, informațiile despre bun și perioada închirierii.
Cea mai simplă metodă este transmiterea prin Spațiul Privat Virtual. Formularul se completează, se validează și se trimite împreună cu documentul scanat. După depunere, recipisa trebuie descărcată și verificată, deoarece simpla încărcare a fișierului nu dovedește că formularul a fost acceptat.
Cererea mai poate fi depusă la registratura organului fiscal competent sau trimisă prin poștă, cu confirmare de primire. Pentru persoana fizică rezidentă, organul competent este, în mod obișnuit, cel corespunzător domiciliului fiscal.
Dacă imobilul este deținut în comun, coproprietarii desemnează în contract persoana care îndeplinește obligația de înregistrare. Formularul include toți locatorii și cotele lor, iar totalul cotelor trebuie să fie de 100%.
Modificările ulterioare trebuie raportate tot în termen de 30 de zile. Regula se aplică atunci când se schimbă chiria, durata, părțile sau alte elemente declarate. Încetarea contractului trebuie, de asemenea, comunicată pentru actualizarea evidenței fiscale.
Înregistrarea contractului nu înlocuiește declararea și plata taxelor aferente venitului din chirii. Modul de calcul depinde inclusiv de tipul chiriașului. Când acesta este o persoană juridică sau o entitate care ține contabilitate, pot exista obligații de reținere la sursă. În celelalte situații, proprietarul își îndeplinește obligațiile fiscale potrivit regulilor aplicabile veniturilor realizate.
Un contract complet, însoțit de inventar și proces-verbal, reduce mult riscul disputelor. Dacă documentul este înregistrat la timp, iar orice modificare este raportată corect, relația dintre proprietar și chiriaș devine mai ușor de administrat și mai sigură pentru ambele părți.
